1 对原始凭证的要求
原始凭证是记录经济业务已经发生、执行或完成，用以明确经济责任、作为记账依据的最初的书面证明文件，在法律上具有证明效力。
常用的主要指税务发票、财政监制收据等（以下简称“票据”）。
1.1 拟报销的票据必须为合法途径取得的正规票据
在取得票据时，应辨别真伪：
1.1.1 发票须印有税务监制章，收据或结算票据须印有财政监制章，并加盖收款单位发票专用章或财务专用章。
1.1.2 报销前，应当登录发票开具省份的国税局网站发票真伪查询系统查询，核实发票的真实性，并签字说明“已核发票为真”。
1.2 票据内容必须填写齐全
取得票据后，应认真核对票据的要素是否填写齐全，主要包括：
1.2.1 票据中的付款单位必须填写“河北经贸大学”。
1.2.2 金额大小写必须一致。
1.2.3 有所购商品的名称、数量、单价、金额，如品种较多发票列示不下须另附清单。
1.2.4 必须盖有收款单位的发票专用章或财务专用章。
1.2.5 开票人及开票日期填写完整。
1.2.6 整张票据字体须一致。
1.3 增值税发票的要求
1.3.1 2016 年7 月1 日后取得的发票均应为省级国家税务局监制的增值税发票，如监制章是地方税务局，则为假票。
1.3.2根据税务局要求，我校不能抵扣增值税，原则上不接收“增值税专用发票”，经手人从外单位取得增值税发票时要注意，须是“增值税普通发票”，如不慎取得“增值税专用发票”，必须在取得发票的180 天内及时到财务处办理增值税专用发票的认证和上传，如果延期认证、上传，将会产生罚款，由此产生的罚款由个人承担。
1.3.3 营改增后，原需到地税局代开的工程类发票，无需到国税局代开，由施工单位自行开具即可，如施工单位不具备开票条件，可到新华区国税局代开。
1.3.4 2017 年7 月1 日后开具的增值税普通发票，发票内容为办公用品、食品、宣传品、印刷品等的，必须附上税控系统开出的《销售货物或者提供应税劳务清单》列出具体明细，并加盖发票专用章。纳税人识别号或统一社会信用代码必须填写完整、正确。发票内容必须按照实际销售情况如实开具。
1.4 其他事项要求
1.4.1 票据记载的各项内容均不得涂改，有错误的，应当由出具单位重开，不得在票据上更正。
1.4.2 票据内容填写不全的，应当由出具单位补齐相关内容，经办人不得自行填写（票据的复写与普通的复写纸不一致），否则不予报销。
1.4.3票据丢失的应当取得原开出单位记账联的复印件加盖财务专用章，由单位经办人说明情况并签字，经单位或项目报销“一支笔”签字批准后，可代作原始凭证报销。
1.4.4 电子发票必须要素齐全（按1.2 项审核内容），因可以重复打印，须由经办人在票面背后签字承诺“此张发票只报销一次”后，可予报销。
1.4.5 取得国（境）外发票的，必须由国际交流与合作处翻译，加盖国际交流与合作处公章并由翻译人签字确认。
1.5 关于票据报销时间的特别说明
为提高工作效率，缓解报账排队问题，从2017 年5月起，原则上自发票开具之日起三个月内到财务处报销，如遇放假、拨款滞后、财务年终结账等特殊情况而造成跨期报销的，报账时间顺延。
2 经费签批的相关规定
2.1 经费签批的原则
2.1.1 经费支出与经费审批必须以经批准的学校年度预算为依据，支出内容必须与资金性质具有相关性、一致性，原始凭证必须符合支出科目的要求，严禁违规支出、超标准超范围超预算支出。
2.1.2 经费支出审批必须严格执行“一支笔”审批制度。部门审批人一般应由部门行政主要负责人或项目负责人担任。审批人确定后由部门出具授权通知，预留审批人手迹，报财务处备案。分管经费审批人如有变动，须及时书面通知财务处备案。审批人本人使用经费，应由本部门其他党政主要负责人审批。科研项目负责人本人的使用经费由课题组成员签批，独立承研科研项目负责人经手的经费支出由二级单位负责人签批。
2.1.3 各项经费支出实行回避制度，经办人、验收人、审批人均不能相同，如遇直系亲属应回避。
2.2 经费签批的权限
日常运行经费按照《河北经贸大学经费审批管理规定》（校财字【2016】3 号）、河北经贸大学党委常委会议纪要【2017】17 号、学科经费按照《河北经贸大学学科建设经费管理办法实施细则》（校学位字【2016】4 号）、科研经费、教研经费支出按照《河北经贸大学科研经费管理办法（2017年修订）》（校办字【2017】3 号）执行签批。
学校年度预算安排的经费，按以下权限和程序依次逐级审批。
2.2.1 学院经费由学院负责人签批即可报账，不设金额上限。
2.2.2 处室经费按以下权限和程序签批：（1）一次性支出5万元（不含）以下的，由处室负责人签批；（2）一次性支出5万元（含）至20 万元（不含）的还需由分管该项工作的校领导加批；（3）一次性支出20万元（含）以上的还需由分管财务工作的校领导加批。
2.2.3 学院和处室分类表见河北经贸大学党委常委会议纪要【2017】17号文件附件。
3 支付方式的相关说明（自助式报账不适用）
目前我校的支付方式主要有：工资卡（现金）报账、公务卡报账、财政自助柜面支付（即直接转账）、转账支票转账等。
3.1 工资卡（现金）报账
3.1.1 选择工资卡（现金）报账，应在赴财务处报账前登录教职工网上查询系统进行现金预约。
3.1.2单张发票支出金额在2000元以内且不能用公务卡结算的，可以选择工资卡（现金）报账，从一个单位开出多张支出金额在2000元以内的号码相连或号码不连但日期相近的发票（单张不超2000 元，多张汇总后超2000元），不能选择工资卡（现金）报账。
3.1.3 工资卡（现金）报账一般在三个工作日后由银行打到报账人的工资卡上，遇节假日顺延。
3.2 公务卡报账
3.2.1 公务卡报账是使用公务卡进行公务消费后到财务处报销，由财务处统一还款的业务。公务卡报账应附刷卡小票，丢失刷卡小票的可将公务卡银行账单打印替代。刷卡小票商户名称和开发票单位不一致的，可将发票章盖在刷卡小票上作证明。
3.2.2 只要在银行授信额度内的公务卡消费均可报账，没有额度限制。
3.2.3 刷卡小票与发票金额不一致的，按两者中金额较小的报账。
3.2.4 自2017年7月1日起省级预算单位公务卡还款必须使用公务卡系统办理，并要求报销时在新的财政系统进行公务卡消费确认，对于未查到的公务消费信息，不得报销还款，也就是形成公务卡实际消费才可报销。要求严格执行省级公务卡强制结算目录，从严控制现金支出事项，对应用而不用公务卡结算的特殊事项，报销人应提供不能使用公务卡结算的证明材料。
3.2.5 因财政公务卡系统尚处在试运行阶段，如还款日未能正常还款，请报账人及时自行还款，避免影响信用记录的情况发生。
3.2.6 公务卡在还款日后还有3 天的宽限期，即在还款日后的第三天16点前将所欠款项存入公务卡即为正常还款，不影响信用记录。
3.3 财政自助柜面支付
3.3.1 财政自助柜面支付是通过财政信息系统和网上银行直接将款项支付至对方单位账户的支付方式，财务处完成支付手续后实时到账。
3.3.2 因财政信息系统下午关闭，故选择财政自助柜面支付（含电汇）的教职工要在工作日上午11点前完成报账。
3.3.3 选择财政自助柜面支付方式的教职工必须准确提供对方单位的名称、地址、开户行支行、账号等信息。
3.4 转账支票转账
3.4.1 因财政信息系统下午关闭，故每个工作日的下午只能使用转账支票转账。
3.4.2 转账支票自签发之日起有效期10 天，请报账人及时送达收款单位收款，以免过期退票。
4 借款业务
4.1 所有借款业务（含借支票）均需填写借款单。
4.2 借款单签批按本文第2条经费签批的相关规定办理。
4.3 借支票的需提供收款单位名称及详细金额，原则上不签发无抬头支票。
4.4 借现金的需财务处长签字。
